El mercado de impresión ha ido evolucionando hacia el crecimiento en la demanda de productos y servicios con valores agregados, dejando de lado el interés por las “cajas” o equipos sueltos, con mira a soluciones que integren diferentes ambientes de las empresas, brindando control, productividad, agilidad pero sobre todo que reduzcan sus costes de impresión y su administración, logrando de esa manera que las empresas pueden enfocarse al “core” de su negocio, dejando que los expertos se encarguen de garantizar el buen funcionamiento de su parque instalado de equipos mediante un Outsourcing documental.
Los servicios Outsourcing se diseñan “a la medida” de quien lo solicita, de tal manera que adapta su estructura a la necesidad del cliente brindando experiencias únicas para cada compañía que lo solicita, sin importar el tamaño y la industria en la que trabajan ni su madurez. Y es que las empresas que se encuentran en etapas de crecimiento pueden ser las que este esquema les parezca más atractivo ya que reduce el impacto económico que significa implementar un parque de equipos y administrarlos de acuerdo a las demanda que su negocio exige en el día a día.
Xerox quien es el proveedor más grande a nivel mundial de productos de impresión y que ha contribuido con importantes aportes tecnológicos desde los años 70 tales como: las impresoras láser, el protocolo ethernet, el ratón o el láser, que fueron concebidas desde el centro Xerox Parc ubicada en Palo Alto, California, incursiona en el Ecuador en el año 1999, con la primera operación Outsourcing documental con una de las empresas más importantes del país como lo es Diners Club Internacional, quien a la fecha 18 años después sigue manteniendo el servicio.
Todo este KNOW HOW que le ha permitido a Xerox ser una empresa líder a nivel mundial se ha ido incrementando día a día con los servicios de consultoría que ayudan a las empresas a rediseñar procesos documentales intensivos.
Estamos seguros que en el país Xerox del Ecuador continuará con su exitosa línea de negocios: venta de equipos, suministros, soluciones, servicio técnico, apoyados de un gran equipo de trabajo que se encuentra en continuo movimiento trabajando de la mano con canales y clientes finales para seguir contribuyendo al desarrollo de administración y gestión documental que este mercado que cada vez se torna más competitivo así lo exige.
Dentro de los parámetros antes expuestos puntualizaremos en los pilares del sistema para poder tener un claro entendimiento profundizando así en las ventajas y desventajas del Outsourcing:
Ventajas:
- Los costos de producción declinan y la inversión en planta y equipo se reduce
- Permite a la empresa poseer lo último en tecnología, es decir, los equipos son cambiados periódicamente durante la duración del contrato
- Tiempos de respuesta y de solución mejorados, muchos contratos cuentan con operadores en sitio que pueden dar solución a una gran cantidad de problemas sin llamar a un especialista
- Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos, los contratos tienen varias cláusulas y si el cliente no está contento con el servicio que obtiene puede cancelar el contrato y cambiar de proveedor
- No requiere que el cliente mantenga un stock de suministros para garantizar la operación del equipo, el contratista se encarga de proveerlos oportunamente, incluso en picos de producción
Desventajas:
- La empresa debe tener en consideración, antes de poner en marcha éste tipo de contratos, una gran cantidad de variables y hacer una investigación de los oferentes para asegurarse de que las ofertas se cumplan durante el contrato, lo cual puede implicar un amplio trabajo administrativo previo a la puesta en marcha
- El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado si el levantamiento de información inicial no es el adecuado
- Riesgo de costo en el cambio del proveedor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio
En conclusión, debemos saber cuáles son las funciones y actividades básicas o primordiales antes de llevar a cabo Outsourcing documental, y si verdaderamente es viable su externalización.
El Outsourcing se basa en la construcción de una relación basada en la asociación, en compartir riesgos y en la búsqueda de resultados comunes.
Las externalizaciones son un campo abierto a profesionales de las facultades que utilizan herramientas de gestión documental, donde los diferentes colectivos profesionales, deben apostar ante las nuevas salidas que pueden ofrecer el Outsourcing.
Por último destacar las razones por las cuales optar a la externalizaciones:
Mayor eficacia de costes, mayor experiencia, reducción de costes IT, mayor concentración en el «core business», falta escasez de recursos, falta de experiencia, flexibilidad para planificaciones, permite reducir el tamaño, mejores servicios al cliente, entregas y servicios más rápidos al usuario, habilidad para aprovechar mejor los desarrollos tecnológicos, productos mejores y más competitivos, reducción de burocracia, eficiencia, flexibilidad, menor esfuerzo de gestión.
El éxito de todo proceso está en elegir el socio de negocio adecuado, el cual pueda garantizar el respaldo y confianza que el cliente necesita a la hora de tomar una decisión sobre el futuro de las operaciones de su empresa y estamos seguros que Xerox del Ecuador es el indicado por su su capacidad de transformar ideas en resultados de negocios, anclándose en fuertes procesos de desarrollo, cultura de innovación y un constante enfoque en el cliente, para brindarle excepcionales transformaciones corporativas que impulsen su crecimiento, reduzcan costos y proporcionen una ventaja competitiva sostenible.
Si quieres saber más acerca del Outsourcing documental, no dejes de consultarnos, y si tienes alguna experiencia sobre el tema, estaremos encantados de leer al respecto. Déjanos tus comentarios en éste post!