¿Alguna vez te has preguntado del tiempo que dedicas a tu labor diaria? ¿Cuánto tiempo es realmente productivo?

¿No te ha pasado que terminas el día y tienes la sensación de que no has hecho nada y que te falta tiempo para terminar tus labores? Y el solo hecho de pensar todo lo que quedó pendiente, ¿te baja los ánimos para el siguiente día?

Pues sí, a todos nos ha pasado, esto es porque no vemos que el tiempo realmente vale oro y, que si no lo aprovechamos de la mejor manera pasa por nuestro lado sin que nos demos cuenta. En ocasiones sucede que uno dedica mucho tiempo a apagar incendios o empezar tareas simultaneas, pero al final no culmina ninguna, provocando demoras e insatisfacción.

Pero, te preguntaras y ¿cuáles son esos ladrones del Tiempo? Aquí algunos de ellos:

– Desorganización

– Llamadas telefónicas

– Visitas inesperadas

– Procesos burocráticos

– Espera de respuesta

– Trabajo no definido claramente

– Jefaturas desorganizadas

– Auto-indisciplina

– Postergación de tareas

– No tomar decisiones

– No saber delegar

¿Sabes cuál es el costo de ceder tiempo a estos ladrones?  El tiempo es irrecuperable e irreemplazable y saber gestionarlo adecuadamente es gestionar la vida. Si no logramos gestionar el tiempo de manera eficiente no lograremos cumplir nuestros objetivos tanto profesionales, personales, familiares y sociales.

Creo que este es un punto muy importante para poder terminar una jornada laboral y poder decir fue un día productivo.

A continuación, algunos tips que podrían serviles para mejorar su día:

1.- Aprender a decir no: Yo lo veo más como un favor que nos hacemos a nosotros mismos, ya que, por quedar bien, te recargas de trabajo innecesario que no te aporta y te quita tiempo. Es importante saber decir NO de una manera amable, pero firme.

2.- Comunicar eficazmente: Si no transmitimos mensajes claros, es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos asegurarnos que la otra persona ha entendido el mensaje. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.

3.- Ser ordenado: Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos evitaremos perder horas buscando un archivo en el ordenador o un papel por la mesa.

4.- Aprender a delegar: Muchas personas piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien. Subestiman a los demás y se cargan todo el trabajo, sin poder cumplir con los mismos por falta de tiempo. Es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar los trabajos.

5.- Realizar un buen uso del correo electrónico: El correo se ha convertido en fuente de interrupciones y, en ocasiones, de estrés y ansiedad. Si tu trabajo no precisa de estar on-line constantemente planifica momentos para revisar tus correos. Por ejemplo, por uno por la mañana y otro por la tarde. Revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo, es necesario filtrarlos. Si en tu trabajo es preciso su uso, trata de priorizar los realmente urgente, e ir respondiendo en el orden que van llegando.

7.- Usar correctamente el teléfono: Si tienes trabajo detenido es preferible no demorar las llamadas telefónicas, podrías usar diferentes notificaciones para identificar y responder aquellas que tengan sentido, el resto puedes esperar.

8.- Aprender a utilizar correctamente Internet: Evita el uso de redes sociales, chats, etc. que no tengan que ver con tus tareas, eso tomará parte importante de tu tiempo.

9.- Ser puntual y exigir puntualidad: Si no eres puntual, tus compañeros de trabajo harán lo mismo contigo y te robarán tiempo. Sé puntual, exígelo y los demás respetarán tu tiempo.

10.- Gestionar bien las reuniones: Es importante, antes de convocar una reunión, entender bien el tema, involucrar a las personas adecuadas, transmitir las ideas y requerimientos claros para que todos los asistentes tengan la información lista y eviten contratiempos.

12.- Aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos: Por ejemplo, en un viaje de trabajo, puedes llevar alguna lectura, audio-libro, etc. para aprovechar el trayecto.

13.- Evitar caer en el perfeccionismo: Muchas personas, por querer realizar un trabajo perfecto, no lo terminan nunca, difiriéndolo permanentemente.

Existen muchas cosas que debemos cambiar y eliminar si queremos ser eficientes. No es fácil, pero debemos empezar por concienciarnos y conocernos. Muchas veces los factores que contribuyen a los ladrones de tiempo están arraigados en la cultura de la organización y solemos justificarnos en ello para no cambiar, pero debemos recordar el coste tan grande que ello supone. Por lo que te propongo que, aunque suponga esfuerzo, te centres en los indudables beneficios que obtendrás y adoptes una actitud al cambio.

Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante, y tu vida y tu tiempo lo son.

Empecemos por crear conciencia que el tiempo no se puede recuperar y que para mejorar su administración debemos descubrir cómo y en qué lo estamos gastando, una vez que identifiques y logres administrarlo, este será tu aliado.

La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organización.

Como dijo Thomas A. Edison “El tiempo es realmente el único Capital que tenemos los humanos, y lo único que no podemos permitir perder”

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